Encerrar uma empresa não é apenas uma decisão administrativa; na verdade, é um processo que exige atenção, planejamento e o cumprimento de diversas obrigações legais. Além disso, muitas vezes o empreendedor decide encerrar o negócio por motivos financeiros, pessoais ou estratégicos. Independentemente da razão, seguir o procedimento correto é fundamental para evitar problemas futuros com o Fisco, sócios ou fornecedores.

Neste artigo, vamos explicar, passo a passo, como funciona o encerramento de uma empresa em 2025. Além disso, também abordaremos quais são os principais documentos necessários, os erros que você deve evitar e, por fim, daremos dicas importantes para realizar esse processo de forma segura.

Avaliação da situação da empresa

Antes de iniciar o processo de encerramento, é essencial fazer uma avaliação completa da situação da empresa. Isso inclui analisar:

• Se existem dívidas pendentes com fornecedores;
• Se a empresa tem funcionários ativos;
• Se há impostos em aberto;
• Se existem processos judiciais em andamento.

Esse levantamento inicial é importante para identificar os pontos que precisam ser resolvidos antes do encerramento formal. Caso contrário, o CNPJ poderá ficar “ativo com pendências”, o que pode gerar multas e restrições ao nome dos sócios.

Além disso, é nessa etapa que você decide se o encerramento será definitivo ou uma baixa temporária, no caso de empresas que desejam suspender atividades, mas reabrir futuramente.

Distrato Social (para sociedades)

Empresas que operam como sociedades, como a sociedade limitada (LTDA), precisam formalizar o encerramento por meio de um Distrato Social. Esse documento deve conter:

• A justificativa para o encerramento;
• A divisão de bens, caso existam;
• O acordo entre os sócios sobre as obrigações futuras.

Esse é um passo obrigatório e serve como base para os próximos registros na Junta Comercial. Portanto, mesmo que os sócios estejam em comum acordo, é fundamental formalizar isso por escrito.

Pagamento de tributos e rescisões

Outro ponto importante é o acerto de todas as obrigações tributárias e trabalhistas. Isso inclui:

• Pagamento de salários e verbas rescisórias;
• Recolhimento do FGTS;
• Emissão das guias do INSS;
• Quitação de impostos como ISS, ICMS, IRPJ e CSLL.

Se houver colaboradores, o encerramento só poderá seguir após o pagamento das rescisões e entrega das informações ao eSocial.

Além disso, todas as obrigações acessórias, como a entrega da DCTF, DIRF, SPED e declarações estaduais e municipais, precisam estar em dia. A Receita Federal pode negar a baixa se identificar pendências.

Baixa nos órgãos competentes

Após resolver as obrigações internas e emitir o Distrato, é hora de seguir com a baixa oficial da empresa. Esse processo envolve:

1. Junta Comercial: A solicitação da baixa começa aqui. É necessário apresentar o Distrato Social e preencher o requerimento próprio.
2. Receita Federal: Com a baixa na Junta, a empresa solicita o cancelamento do CNPJ via o DBE (Documento Básico de Entrada).
3. Prefeitura: Aqui é feito o encerramento da inscrição municipal, essencial para suspender o alvará de funcionamento e parar de gerar tributos locais.
4. Secretaria da Fazenda Estadual (para quem emite nota fiscal de produtos): A baixa da Inscrição Estadual deve ser feita para encerrar obrigações com o ICMS.
5. Demais órgãos de classe (se aplicável): Médicos, engenheiros, advogados e outros profissionais regulamentados devem também solicitar baixa junto ao conselho correspondente.

Esse processo pode levar algumas semanas, dependendo do estado e do município. Por isso, é importante contar com um contador de confiança que acompanhe todas essas etapas.

Arquivamento e guarda de documentos

Mesmo após a baixa oficial da empresa, o empreendedor ainda precisa, portanto, manter alguns documentos arquivados por um período mínimo de cinco anos. Dentre esses documentos, destacam-se:

• Notas fiscais emitidas;
• Comprovantes de pagamento de impostos;
• Livros contábeis e fiscais;
• Declarações entregues aos órgãos públicos.

Esses arquivos podem ser exigidos em caso de fiscalização ou processos judiciais futuros. Portanto, não os descarte imediatamente.

Encerramento de contas bancárias e contratos

Um erro comum entre empreendedores é não encerrar as contas bancárias da empresa ou manter contratos de serviços ativos, como telefonia, softwares ou aluguel de equipamentos. Mesmo que o CNPJ esteja inativo, esses contratos continuam gerando custos. Dessa forma, verifique:

• Contas bancárias abertas;
• Cartões de crédito empresariais;
• Assinaturas de plataformas;
• Contratos com fornecedores.

A recomendação é encerrar tudo oficialmente e solicitar comprovantes de encerramento.

Impactos para os sócios

Ao encerrar uma empresa, os sócios também têm responsabilidades. Se houver pendências financeiras, eles podem ser responsabilizados subsidiariamente, especialmente em empresas com regime de responsabilidade limitada.

Além disso, em muitos casos, os nomes dos sócios ficam vinculados à empresa até a baixa total do CNPJ. Por isso, encerrar de forma correta e completa é fundamental para preservar o CPF e a reputação dos envolvidos.

Erros comuns no encerramento

Ao longo dos anos, muitos empreendedores cometem os mesmos erros. Veja os principais:

• Não verificar todas as obrigações fiscais antes da baixa;
• Deixar funcionários ativos ou não pagar rescisões corretamente;
• Não cancelar inscrições em todas as esferas (municipal, estadual e federal);
• Ignorar a necessidade de arquivamento de documentos;
• Esquecer contas bancárias e contratos em aberto.

Esses descuidos podem gerar problemas no futuro — como cobranças inesperadas, bloqueio de CPF ou impossibilidade de abrir uma nova empresa.

Posso encerrar uma empresa com débitos?

Sim, é possível solicitar o encerramento mesmo com pendências. No entanto, o CNPJ não será baixado de imediato, ele entrará em situação de “inapto” ou “pendente de regularização”.

Nesse caso, a empresa não poderá mais emitir notas fiscais, mas continuará sendo monitorada pela Receita. A recomendação é resolver todos os débitos antes da solicitação da baixa formal.

Contar com suporte especializado faz a diferença

Embora muitos empresários tentem fazer o encerramento por conta própria, contar com o auxílio de um contador especializado é a melhor forma de evitar problemas. O profissional pode:

• Fazer o levantamento completo de pendências;
• Ajudar na elaboração do Distrato Social;
• Acompanhar os processos nos órgãos públicos;
• Garantir que todas as declarações sejam entregues corretamente.

Além disso, o contador pode orientar o empreendedor sobre possíveis alternativas ao encerramento, como fusão, transformação ou suspensão temporária da empresa, opções que, em alguns casos, são mais vantajosas.

Conclusão

Encerrar uma empresa não é, necessariamente, sinônimo de fracasso. Pelo contrário, em muitos casos, representa apenas o fim de um ciclo e, consequentemente, a preparação para um novo projeto. Por isso, o mais importante é realizar esse processo de forma legal, organizada e consciente, sempre cumprindo todos os requisitos exigidos pela legislação.

Seguir os passos certos garante tranquilidade no futuro e permite que você, como empreendedor, possa recomeçar sem pendências nem dores de cabeça.

Se precisar de ajuda nesse processo, converse com um contador. Ele será seu aliado nessa fase, do planejamento à execução.

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